【メモを取るのが下手】劇的に上達するメモを取るコツとは?

独立・起業・副業・仕事術

CANさんからの投稿です。

『自分の書いたメモを読み返しても理解できない』 『必要な情報がどこに書いてあるか見つけられない』 『自分の書いた文字なのに読めない』 そんな【メモを取るのが下手】な方が劇的に上達するメモの書き方のコツを紹介します。 田舎の温泉旅館でフロントマンとして働いている恐妻家フロントマンのCANです。 先日、私の働くフロントにNさんと言う20代の派遣社員の方が配属されました。 配属2日目にして、私は彼女の卓越したメモを取る技術に衝撃を受けたのです。 彼女と同じフロントで働いているKさん(こちらの記事に登場しています)を比較しながら解説していきますね。

目次

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  1. メモの取り方が下手な人の特徴
    1. メモを取ろうとしない
    2. 疑問点を質問しない
    3. メモのどこに何を書いてあるか把握できていない
    4. 自分で書いたメモの字が読めない
    5. メモを取るのが下手=仕事が出来ない・上達しない
  2. メモの取り方が上手な人の特徴
  3. メモの取り方のコツ
    1. 目的に合わせてメモ帳を選ぶ
    2. 5秒以内に書ける状態にしておく
    3. 一週間後に見ても理解できるように書く
    4. 清書を面倒くさがらない
    5. メモより理解を優先させる
    6. メモはこまめに読み返す
  4. 用途別メモのコツ
    1. 電話などの伝言メモ
    2. 新たな業務を覚えるためのメモ
  5. シンプルなメモの取り方のコツ
  6. 会議中のメモの取り方のコツ
  7. パソコンを使ったメモの取り方のコツ
    1. 1.「こまめにメモを取っている際に、ctrl+Sで保存をしておくこと」
    2. 2.「喋っている人が複数の場合には、誰の意見かもメモを取っておくこと」
    3. 3.「文字変換が間違っていても、ひながなであっても、気にせずに行なうこと」
    4. 4.「資料が配られて、その資料に沿って、話が進行していく際は、メモにどの資料のどこのページに対するメモなのかを分かる様に、記載しておくこと」
    5. 5.「聞き取りにくかった、内容が理解できなかった、意味が合っているのか後で確認が必要と言った場合には、自分なりの記号(?、→、後確認)等をメモに付けて置くこと」
    6. 6.「最低、後で、その日のうちに、メモを見直し、修正・追加を加えておくこと」
  8. Amazonで評価の高いメモに関する書籍
  9. まとめ

メモの取り方が下手な人の特徴

メモを取ろうとしない

別の業界から温泉旅館に転職してきたKさんに作業手順を説明しました。 まず、メモを取ろうとしませんΣ(・□・;) CAN『Kさん、ここ大事なとこですよ。メモった方がいいですよ』 と私が言ってはじめてポケットからメモ帳を取り出す始末。 その場では理解したつもりでも、時間が経つと記憶は曖昧になります。 いや、絶対に忘れると思ってください。 自分を過信しないことですよ。

疑問点を質問しない

Kさんは、私より年上というプライドもあるのでしょうか、 『ハイハイ、なるほど…』 などと言いながらメモを取っています。 質問はほとんどしてきません。 (多分理解できてないな…) と私は思いながら説明を続けます。 翌日、同じ作業をやってもらうと案の定出来ません。 メモを取ることにいっぱいいっぱいで理解をおろそかにした証拠です。

メモのどこに何を書いてあるか把握できていない

いざ、作業に取り掛かろうとしますが手順が思い出せません。 そこでメモを見て確認しようとするのですが、メモ帳を一生懸命めくるばかりで一向に前に進みません。 前回メモを取ったはずの作業工程ですら、どこに書いたかが分からない様子です。

自分で書いたメモの字が読めない

説明を急いで殴り書きしたので、自分で書いた文字ですら読めません。 また、メモが単語の羅列なので具体的な作業手順がわかりません。

メモを取るのが下手=仕事が出来ない・上達しない

Kさんは、メモを取るのが下手と言わざるを得ません。 その結果どうなるか。 指導する側は、前回と同じ説明を繰り返すこととなります。 それでも【メモの取り方】は、変わらないので翌日も同じパターン確定です。 Kさんにも『同じ事を何度も言わせている』という自覚はあるようですね。 自力でなんとかしようとしますが、時間がかかった割には精度の低い仕事しか出来ません。 CAN『Kさん、コレ間違ってますよ!』 入社一ヶ月でKさんは仕事が出来ない人という認識が部署内で共有されてしまいました。
上昇志向の強い方も、仕事がうまくいっていない方も、あなたにピッタリの職場に巡り合えるチャンスはそうそう転がっていないと思いますよ! 私の顔から火が出る失敗談を踏み台にして人生を切り開いて行ってください。 転職で自分の可能性を広げたいならこちらの記事がおすすめです。
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メモの取り方が上手な人の特徴

一方、派遣社員のNさん。 私が指導したのは、配属2日目でした。 初日に別のスタッフが説明した作業と同じことをやってもらうことになっています。 Nさんは、自分のメモを見ながら作業に取り掛かりました。   Nさん『次は、〇〇ですね』 CAN『はい』 Nさん『次は、〇〇ですね』 CAN『はい』   この繰り返しで、ほぼ手間取ることもなく初日に教わった作業を短時間でやり遂げました。 これまで多くの新入社員、派遣社員に指導してきましたが、ここまでスムーズにこなせた人はいません。 私はNさんのメモに注目しました。 ポケットサイズのメモ帳に作業の要点がまとめられています。   CAN『このメモは、走り書きしたものを清書したものですか?』 Nさん『いいえ、違います』 CAN『Σ(・□・;)』   彼女の優れている点を次のように思いました。
  • 説明に対する理解力
  • 疑問を最短で解決する質問力
  • 要点だけを見やすく短時間で書くメモ力
  • メモを見て即動ける再現力
もちろん彼女のポテンシャルも高いのでしょうが、派遣社員として数か月単位で新しい職場を渡り歩いてきたことにより磨かれた能力だと思います。 Kさん、Nさんの仕事ぶりを見て感じたことや 『メモの取り方』に関して、ネットや書籍で調べたことを参考にして 『メモの取り方のコツ』をまとめてみました。
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メモの取り方のコツ

メモを上手に取るコツについて書籍で調べてみると結構真逆なことを言っているんですね。 ポケットサイズが良い:A4サイズが良い 方眼、罫線のあるもの:白紙のもの 用途別に用意する:1冊にまとめる など、『どっちが正解なの?』と思いますよね。 私は、大切なことは本質を見失わないという事だと思います。

目的に合わせてメモ帳を選ぶ

  • 引継ぎ用
  • マニュアル用
  • アイディア記録用
など、メモといっても目的は様々あります。 言われたことを誰かに引き継ぐためのメモであれば、すぐに取り出せて書けるポケットサイズが良いでしょう。 作業手順・マニュアルとして活用するのであればポケットサイズでは小さいかもしれません。 作業工程の余白に注意点などを書き込めるように最低でもB5以上の大きさが便利だと思います。 流れを整理して書くためには、方眼・罫線があった方が見やすいでしょう。 アイディアを自由に書き込むのであれば白紙のノートの方が断然使いやすいです。 【ポイント】目的に合わせたメモ帳を用意する

5秒以内に書ける状態にしておく

『メモしなきゃ』 と思った瞬間に取り出せる状態にないと書き漏らすことになります。 私は常にポケットにメモ帳を忍ばせています。 清書用のノートは鞄に入れて持ち歩いています。 そして『これくらい覚えられる』というような小さなことでもメモしましょう。 やろうと思った時に限って、何らかの理由で中断され、その後遥か彼方に忘れ去られてしまうことはよくありませんか? 数秒間でサッとメモすることで“うっかり忘れ”を防ぐことができます。 【ポイント】 すぐに取り出せる状態にしておく すぐにメモする習慣をつける

一週間後に見ても理解できるように書く

いくらマメにメモを取ったとしても後から見て理解不能では無意味です。 例えば一週間後に読み返したとしても『あぁ、そうそう』と理解できるようにメモを取りましょう。 自分でも読めない文字も論外です。 私も試しましたが、急いで書いても丁寧に書いても時間はあまり変わりません。 読みやすい文字を書くコツとしては、
  • 縦線は垂直に
  • 横線は平行に
  • 潰れないように書く
これを意識するだけで劇的に読み易くなりますよ(^^) 私が尊敬する文字の達人です↓
【ポイント】一週間後、第三者が見ても理解できる内容、文字で書く

清書を面倒くさがらない

派遣社員のNさんのように、一発で完璧なメモを取れる人でなければ清書をおろそかにしてはいけません。 時間がなくて走り書きしか出来なかった時にも、内容を忘れる前にできるだけ早く清書しましょう。 【ポイント】理解できないメモは落書きでしかない。清書せよ。

メモより理解を優先させる

先輩が実際に作業しながら手順を説明しているとします。 メモを取ることで精一杯ですよね。 しかし、疑問点があったらできるだでその場で質問して解決しましょう。 どうしてもその場で聞けない状況なら、理解できない場所に“?”マークをつけておき、後で調べたり質問しましょう。 【ポイント】分かったフリをしても後で困るのは自分

メモはこまめに読み返す

メモ帳をこまめに読み返すメリットは次の2点です。
  1. 書きっぱなしを防げる
  2. 長期記憶に定着できる
今日の作業リストをメモしても、書きっぱなしでメモ帳を開かなければ忘れてしまいますよね。 頻繁に開くことで忘れずに済みますし、進捗状況も確認することができます。   また、作業手順などは何度も目にすることで情報を長期記憶にすることができます。 私が英会話のトレーニングをする時に取り入れている方法を例に話します。 テストの一夜漬けのように短時間で覚えたものは忘れるのも早いですよね。 しかし、一度に見る時間は短くても繰り返し目にすることで、情報は長期記憶にすることができるのです。 覚えにくい英単語や英文も無理に覚えようとはせず、毎日数回目にしたり口にすることで気が付くと直感的に記憶から取り出せるレベルになっているのです。 メモ帳も時間がある時にパラパラとめくっているだけで、 『あれは、あのページに書いてあった』 とメモしたページが映像で思い出せる程になります。 【ポイント】メモは読み返して初めて生きる  
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用途別メモのコツ

仕事中にメモを取る機会って多いですよね? メモを取る内容も状況も多種多様! 電話を受けて伝言メモを残す、新たな業務を教わりながら忘れないようにメモする。。。 気が付くとたった一日でメモ帳何ページにも渡ってメモしていることも。。。 仕事をしていく上で、メモを取る行為はとても重要なポイントとなってきます。 メモの取り方一つでその後の業務がはかどったり、逆にミスやトラブルを招いてしまうことも!? だからこそ重要になってくるメモの取り方! ちょっとしたコツを押さえたメモの取り方をすれば、メモはあなたを助けてくれます。 今回は、 1.電話などの伝言メモ 2.新たな業務手順を覚えるためのメモ 上記2つのコツについてお伝えします。

電話などの伝言メモ

仕事をしている上で、一番メモする機会が多い「伝言メモ」。 電話のメモ、毎日皆さんも何枚も書いているのではないでしょうか。 伝言メモで重要なポイントは、 ずばり『正確であること』です。 電話の伝言メモを残すにあたって、 ・何時(〇月×日△△時□□分) ・誰が(〇〇株式会社の△△さんが) ・誰に(〇〇課の□□さんに) ・どんな用件で(次回の打合せの日程の件で) ・次にこちらはどんなアクションを起こせばいいのか(担当が戻り次第折り返し連絡をするのか、もしくは先方が再び電話を掛けてくるのを待つのか) のポイントを、まずは丁寧に正確に聞き取りましょう。 そしてメモする際に一番大切なポイントは、 ☆★1回1回新しいメモ用紙(もしくは付箋など)にメモを取ること★☆です。 例えば1度メモした紙に、次のメモをどんどん書き足していくと、前後のメモが入り混じって会社名と担当者名がちぐはぐになってしまいます。 こういったミスを防ぐには、1回1回新しいメモ用紙にメモすること、 もしくはあらかじめ伝言メモのテンプレを大量印刷して準備しておき、都度都度書き込むことでミスを防ぎ、正確に用件を伝えることができます。

新たな業務を覚えるためのメモ

新社会人の方は特に取る機会の多い「業務手順のメモ」。 都度都度メモを取っておかないと、業務手順を間違え、先輩から『この前教えたよね!?』と雷が落ちることも。。。 業務手順のメモで一番重要なポイントは、 ずばり、☆★1週間後の自分が再度業務を正確に再現出来るようなメモを取ること★☆です。 業務手順のメモを取るにあたって重要なのは、 ・自分に分かりやすい言葉でメモすること。 ・手順のフローを矢印などで記し、流れをつかむこと ・その日のうちに1回復習し、メモを整理すること です。 自分さえ理解できればとりあえずOKなので、落書きの様に図を描いたり、とにもかくにも自分が覚えやすいようにメモすることが重要です。誰かに見せることを考えて先輩の言葉を一字一句メモするより、先輩の言葉を聞いて一度自分の中で咀嚼し、自分なりの言葉でメモした方が後々メモを見返した時に思い出しやすいと思います。 また作業の手順などは、矢印などを使って流れを記しておくと順番の間違いなどを防げます。 そして、実際教わりながらメモしていると十分にメモを取り切れなかったり、断片的な情報だけをメモしがちですが、その日のうちに復習を兼ねてメモを読み返し、補足を書き足したり、整理をすれば、キレイなマニュアルが完成する上、記憶にも定着しやすいです。 上記のようなメモの取り方をすれば、また同じ業務を振られても、1人で難なくこなせるはずです♪ 社会人になると毎日たくさんのメモを取りますが、ただの走り書きで終わらせるのではなく、1つ1つのメモが今後の社会人生活の礎(いしづえ)につながるようなものにしたいですよね。   【メモは手書きがオススメ】 最近はメモを取る方法も一つではなくなりました。スマホで写真を撮ることで、メモを取る人もいます。しかし、オススメしたいメモの取り方は、昔ながらの手書きです。 手書きで書き留められる量は限られます。そのため、手書きの場合、自分にとって重要度が高いものを絞り込む作業が必然的に行われます。書き留める段階で、すでに情報の取捨選択がなされるというのが、手書きによるメモの最大のメリットです。 【手書きするのは単語がオススメ】 書き留める内容は単語がオススメです。助詞や助動詞は省略しましょう。そうすると、書き留められる単語は、名詞と動詞に絞られてきます。「何をどうする」という、より重要性の高い言葉が書き留められることになります。 それらの単語は黒で書きます。聞きながら書き留める時には黒を使用するようにします。その後、より重要性が高いと判断したものを赤で囲んだり、赤の下線を引いたりするのがコツです。メモを自分なりに活用する最初の段階が、この赤の書き込みです。 【最初のメモは余白を多くするのがコツ】 聞きながらメモを取る取る段階では、余白を多くするのがコツです。一行に一つの単語で構いません。単語と単語の間は、矢印でつないだり、カッコでくくったりしましょう。 メモを取った後で、自分で見直し、思いついたことを書き込みます。この時は緑や青で書き込むようにしましょう。同じ色だと、数日後に見直した時、どこが聞きながら書いたものか、どれが自分で書き加えたものか、分かりにくくなってしまいます。素早く区別できるようにするのが、メモを活用するコツです。 【メモは思考を整理するために取る】 メモは記憶の補助だけのものではありません。できるビジネスパーソンは、メモを思考の整理のために取っています。聞いた情報を、自分で咀嚼し、自分の思考を整理して新しい発想を生み出すためにメモを活用しています。メモは、記憶の補助に始まり、自分の思考を整理することで、新しい発想を生み出して終了します。 単語を書くのは、思考の自由度を高めるためです。文でメモしてしまうと、ガチガチに固められてしまうため、自分の中で考える自由度が小さくなってしまいます。単語を眺めながら、自分の中でつなぎ方を考えると、思考が整理されていきます。整理された思考から、次の着想が生まれます。新しい発想が生まれたら、すぐに書き留めましょう。見直した時に、新しい発想だと分かるようにすることで、自分の中で着想が成長していきます。  
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シンプルなメモの取り方のコツ

「日時」「場所」をきちんと書いておきましょう。いつ、どこでということは重要です。 もし同じ相手と複数回打ち合わせをするのであれば、読み返すときに時系列に並んでいないと読みにくいし、効果的とは言えません。このとき、メモ帳は1冊のみが有効ですまた。 どう書くかよりも何を書くかが重要になってきます。 メモ帳はいつでも持ち運ぶことが可能なサイズが良いでしょう。また常に1冊を持ち歩くことで、古いメモ帳と混同してしまうことを防ぎます。 もしメモ帳をいくつも持って行動していたら、重要なときに「あれ?どっちのメモ帳だっただろう」ということもなくなります。常に分かりやすいように最新のメモ帳を持ち歩きましょう。 そして何でもだらだらと書くのではなく、「要点」と「キーワード」のみを書きましょう。学生時代、黒板の丸写しなどをしていた方もおられると思いますが、丸写しは思考停止に陥りやすいのです。 ですので交わされた会話をなるべくすべて書こうとは思う必要はありません。要点と後で思い出すことが出来るキーワードだけを書きとめておきましょう。 また気になったことはコメントなどをつけて書いておきましょう。感じたことやいいなと思える発言があったら、コメントつきで書き留めておくことで、質の高いメモになります。コメントなどは色を変えて書いてみるのも読みやすく見分けがつきやすいので、良いでしょう。 あくまで自分が読むものなので、字のキレイさなどは関係ありません。他人が読みにくくても、自分が読める字であれば大丈夫です。会議や打ち合わせなど、ヒートアップしていくと会話は速くなります。速記の技術でもなければ到底追いつけないですね。走り書きになるのも致し方ないので、この場合は自分の言葉で自分が確認できればOKと割り切りましょう。 色ペンも有効となってきます。よくあるのが3色ペン、黒、赤、青といった感じですね。重要と思えるところは赤、平常は黒、ちょっとした出来事などは青という感じでもいいですね。 またギチギチに書くのではなく、余白を十分に余らせながら書きましょう。 手書きのメリットは紙面のどこに書いてもいいという「自由度」です。そのメリットを生かすため、メモを取る際には贅沢に使いましょう。余白部分は追加で書く場合にも使えますし、余白のまま残しておいても、余白がある方が読むときに読みやすいです。 結論:出来るだけ早めに清書して、整理しておきましょう。どうしてもメモとなるとスピード重視になりがちなので、翌日までには清書してまとめておいたほうが、結果的には後から楽になります。
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会議中のメモの取り方のコツ

社内会議の際に、議事録をとることになったり、自分の勉強のためにメモをとる時のコツについて、我流ですがお話しします。 まず、シチュエーション別に取り方が違いますので、議事録編から。その会議がよく知っている会議である場合には、議事録も当然見たことがあるとおもいますので、そう難しくはありません。問題は、初めて参加する会議で議事録を仰せつかった場合です。 議事録の見本を見せてくれるケースもありますが、どういうわけか、会議が終わったあとで、「参考にどうぞ。」なんてお借りできたりします。しかし、見本ならば、始まる前に見せてもらいたいですね。どういうところに注目して聞けばいいのかがわかっていれば、余計なメモをとる必要がなくなります。ですから、可能であれば、どんな議事録なのか見本を先に見せてもらうといいです。 しかし、現実にはそんなことをする暇もなく、会議が始まることもありますね。そんな場合のメモの取り方のちょっとしたコツをお伝えします。 正直、自分では大切だと思ってもいなかったところが、後から必要だったとわかる場合もありますので、こんなときには全てメモしておく必要があります。 特に意外に後から必要になるのは、どなたがその発言をしたのかなど。どうでもいいと思いきや、記入するようになっていることもあるので、念のため書いておきます。ただ、台詞を一言一句逃さず書いておく必要はありません。そんなことをしていたら間に合いませんから。少し訓練が必要かもしれませんが、発言者が話したことを、その場で要約して書き留めます。 その場のメモは、自分だけ読めればいいので、汚い字でも構いません。また、単語の羅列でも構いません。後から、自分が思い出せれば問題はないのです。もしくは、その単語の意味がわからないときもありますよね?そんな時は、とりあえず、聞こえた音だけひらがなか、片仮名で書いておきます。 これは、後程インターネットで調べる等して、前後の文脈と合うものを選べば大抵は当たりです。 また、メモ中は消しゴムを使いません。消している間に進んでしまうので、二十線で消したり、順番が違った場合は、後から矢印で挿入します。とにかく、聞き漏らしてはいけないからです。体裁は後から整えれば大丈夫です。 次に、自分の勉強のためにメモを取る場合です。資料がある場合には、別の紙には書かず、資料に直接記載します。なぜなら、どこのことを説明しているのか、別の紙では、表現しにくいからです。直接矢印で引っ張って、補足説明を記入するのが、一番早く、確実です。 どう聞いていいかわからない人のために基本的なこととしては、5W1H(いつ、だれが、どこで、何を、なぜ、どのように)を聞けば大抵はまとまります。 最後にもう一つ、上司から指示を受けるときのメモの取り方のコツです。 前述の5W1Hはもちろんですが、必ず上司の表情と声色を確認します。例えば、「○月○日まで」と、口では言ったとしても、ほんとはもっと急いでいるかもしれません。そこを汲み取って仕上げれば、評価も抜群ですね。耳と手だけでなく、目も使いましょう!
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パソコンを使ったメモの取り方のコツ

メモの取り方が下手な人は瞬時に文字に残すことができないからでしょう。まず、会議、講演等で、メモを取る際は全てをメモに残そうとしないことです。以下にコツを箇条書きで説明していきます。

1.「こまめにメモを取っている際に、ctrl+Sで保存をしておくこと」

電子ファイルで、メモを残している以上、何らかのトラブルで、ファイルが消えてしまうと困るので、メモを取っている合間に、小まめに保存をしておくのが良いです。会議の中間辺りまで来て、突然、ファイルが終了してしまい、折角、記録したメモが消えたという経験もあります。

2.「喋っている人が複数の場合には、誰の意見かもメモを取っておくこと」

議事録の作成等は、後でこれは誰が言ったのかと問われることがあります。その為には、誰の意見かを残しておくことが必要になります。その際、毎回、各意見に対して、正確に名前を打っていくことは、時間の無駄になります。こういった場合、その人の会社名、所属名、名前のイニシャルを記録しておきます。メモを取る時間の終了後に体裁を整えれば良いので、メモを取っている時間は、できるだけ、短い文字量を打つ様に心がけることが要領の良いコツです。

3.「文字変換が間違っていても、ひながなであっても、気にせずに行なうこと」

文字変換や文字訂正は後で行なえることなので、メモ取り作業中はできるだけ、多くの情報を残すことに努めます。

4.「資料が配られて、その資料に沿って、話が進行していく際は、メモにどの資料のどこのページに対するメモなのかを分かる様に、記載しておくこと」

全てのページ番号をメモに記録することはないでしょう。その資料に主要な所、重要な個所の所だけでも良いので、資料とメモがリンクする様にしておくことがコツです。

5.「聞き取りにくかった、内容が理解できなかった、意味が合っているのか後で確認が必要と言った場合には、自分なりの記号(?、→、後確認)等をメモに付けて置くこと」

100%理解して、メモを取ることができるということは、会議・講演等の内容のレベルが非常に低いということです。後で、見直して調べる等の作業を伴うこともあるでしょう。その時の為に、後で忘れない様に、記号を付けて置くことがコツです。

6.「最低、後で、その日のうちに、メモを見直し、修正・追加を加えておくこと」

試してみると、この様にした方が良いと実感できるかも知れません。若いから、見直しはいつでも大丈夫、記憶しているからと言わずに、試してみて下さい。その日にメモを見直しながら、その会議・講演などの事を思い出し、「なんだったっけ」と考えながらやっていると、思い出せることが多いです。数日後にやると、思い出せる量が少ないです。理由は聞く方だけで集中しているわけではなく、聞いて書く方にも頭を使っているからです。経験的には「このその日に見直す」が一番コツと感じています。 パソコンを持ち込めずに、手書きする場合もコツは先に記載した内容に気を付ければ良いでしょう。手書きする際は、滑らかなペン、芯の折れにくいシャープペン、あるいは鉛筆を使うと良いです。その方が早く、書けます。手書きの際は自分が後で読んで分かる程度で構いません。きれいな字で書かなくて良いです。その分、多くの情報量を残すことに心がけるのがコツです。
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まとめ

最後まで読んでいただいてありがとうございます。 『メモ下手を克服したい!』と あなたが真剣に思い実践を続ければ、単に“メモを取るのが上手な人”だけではなく、 “仕事の出来る人” に確実に変わって行きます。 諦めないでくださいね!コツコツ実践してくださいね!