ビジネスマナーでメールの宛名を正しく書くには?社内外の送信方法!

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メール

ビジネスマナーとして、メールのやりとりは重要です。

ただし、宛名の書き方などに間違いがあると、失礼になってしまうことも!

ですので、ここでは、ビジネスマナーとしてのメールの宛名の正しい書き方を詳しく見ていきたいと思います。

また、社内・社外での正しいメールの宛名の書き方についても見ていきたいと思います。

目次

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ビジネスメールの宛名書き方!基本のマナーは?

ビジネスメールの宛名の書き方の基本のマナーは以下となります。

会社名+部署名+役職名+氏名+敬称

例としては、以下のように宛名を記載するのが基本となります。

ABC株式会社
人事部
部長
佐藤太郎様

ここで基本的な注意点があります。

  • 役職名に様を付けない
  • 御中と様の両方を付けない
  • 株式会社の略称を用いない

役職名に様を付けない

丁寧に書こうとするがゆえにやってしまいがちです。

○○社長様

こちらは、間違った表現となります。

役職名には、敬意が含まれているので、さらに「様」を付けるのは間違っています。

正しくは、以下のような表記です。

社長
○○様

また、以下のような書き方でも問題ありません。

○○社長

御中と様の両方を付けない

こちらも、上記と同じような表記の間違いです。

○○株式会社御中
△△様

人名に「様」が付いているため、会社名の御中は不要となります。

株式会社の略称を用いない

宛名の社名の株式会社を㈱などと省略しないように注意が必要です。

その他にも、社内・社外宛のビジネスメールとしてのマナーで、注意すべきことについて、見ていきたいと思います。

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社内・社外のビジネスメールのマナーとして注意点は?

社外宛のビジネスメールのマナーとして注意点

まずは、社外宛のビジネスメールとしてのマナーで、注意すべき点は以下となります。

  • 敬称は「様」
  • 役職は高い順に並べる
  • 相手の氏名がわからないときは「ご担当者様」

敬称は「様」

社外宛のメールとして送る場合には、相手の敬称は、「様」が無難でしょう。

「さん」や「殿」は不適切に思われる可能性があります。

役所などの公的機関から送られてくるメールや文書では、宛名が「殿」になっていることがあります。

このあたりは、時代錯誤を感じますね。

役職は高い順に並べる

複数の宛名を書く場合ですが、この場合には、当然、役職の高い順に宛名を記載します。

◯◯株式会社
営業部第一営業課
△△部長
□□課長
◇◇様

この場合、メールの宛先の順も、役職の高い順にした方が良いです。

ただし、メールの宛先の順は、送受信の環境などによって、順序が異なる可能性があります。

ですので、それほど気にする必要はないかと思われます。

相手の氏名がわからないときは「ご担当者様」

送り先の部署はわかるが、担当者の氏名がわからない場合などには、「ご担当者様」という表現を用います。

例えば、採用に関する場合は、以下のようにします。

○○株式会社
人事部
採用ご担当者様

「人事部御中」だけでも問題ありませんが、何の要件なのか、わかりやすいほうが、スムーズに進みますよね。

社内宛のビジネスメールのマナーとして注意点

社内宛のビジネスメールとしてのマナーについてです。

  • 社内の場合は会社名は不要
  • 敬称の付け方は社内ルールに従う

社内の場合は会社名は不要

当然ですが、同じ会社同士であれば、宛名の最初に、社名は不要となります。

敬称の付け方は社内ルールに従う

会社によって、敬称の用い方にルールがある場合もあります。

フラットな雰囲気の会社では、役職名で呼ばずに、全員、「さん」付けで呼ぶなどという場合もあります。

ですので、「様」を付けるのか「さん」を付けるのか、また、役職名は不要なのかどうかは、会社のルールに従うのが良いでしょう。

これら以外にも、ビジネスメールの宛名の書き方に関するマナーがあります。

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その他のビジネスメールでのマナーについて

その他にも、ビジネスメールの宛名の書き方に関するマナーとして以下のようなものがあります。

  • 各位の使い方
  • CCの使い方

各位の使い方

複数人を宛先にする場合には、宛名を「各位」とします。

社内全体の場合には、「各位」とします。

人事部全体などの場合は、「人事部各位」などのように宛名を記載します。

また、「各位」は敬語で、みなさまという意味を表します。

そのため、社内だけでなかく、社外宛にも用いることができます。

ただし、その他大勢宛に思われる可能性があるので、重要なものは個人宛にした方が無難です。

CCの使い方

送信先が多くなる場合、全ての人を宛名にせず、メインの人だけを宛名にし、その他の人をCCに入れるという方法もあります。

◯◯株式会社
開発部△△様
(cc ◇◇様、□□様、●●様)

ちなみに、CCとは、カーボン・コピー(Carbon Copy)の略です。

カーボン・コピーとは、複写の意味で、宛名以外の人には、参考までに複写を送るというイメージですね。

このように、ビジネスメールのマナーには、色々と注意すべき点があります。

せっかく内容が良くても、宛名がおかしかったり、失礼だと台無しになってしまいます。

上記を参考に、宛名にも注意を払って、良いメールでのやりとりを心掛けましょう!