Wordの上級テクニックをマスターして社内で一目置かれる方法

使えるテクニック・知識
『Wordを毎日のように使っているのになかなか上達しないなぁ』と言う方も多いはずです。 この記事では、Wordの上級テクニックを使いこなす方法をお伝えします。 Wordの使い手として社内で一目置かれるようになりたい方は是非ご覧ください。
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Wordの上級テクニックをマスターして社内で一目置かれる方法

■wordは長文に力を発揮するソフト

Microsoft Officeシリーズの中で、wordは「ワードプロセッサ」のソフトとして、特に文書管理に力を発揮します。 文書管理というのは、一言でいうと「大量の文章を一括して整えていく」機能です。 つまり、数ページから数十ページに及ぶような長文を読ませていくときに、タイトルや本文の見せ方を一気に統一したり、文書の構成を変更したときに番号などが連動したりする機能です。 wordはそのような、文章を中心としたデータに対し、「かゆいところに手が届く」機能が多くなっています。 例えば、とあるプロジェクトでミーティングしたときの議事録や、ワーキングなどのレポートや報告書を作るときなど、こんな構成でデータを作ることがあったとします。 表紙タイトル 目次 本編 第1部○○○ 第1章○○○ (1)○○○ (2)○○○ 第2章○○○  ・・・(略) 資料編 奥付 さて、みなさんはどうやって作っていきますか? テキストに対し、個別にフォントの大きさを変えるだけでも、それなりに格好はつきます。 フォントや行間、インデントなどを決めたら、あとは「ホーム」リボンにある「書式のコピー・貼り付け」をダブルクリックして、どんどん整えていくことだってできます。 でも、それだと、例えば章を入れ替えたりしたら、番号は全部手で振り直ししないといけないし、目次も作り直し。フッターなどの設定も全部手作りしていたら、膨大な手間がかかります。  

■上級テクニック(1)文書の設定

このような手間を回避するため、word上級者が使う機能として、「見出し設定」「スタイル設定」「アウトライン設定」などに代表される、各種設定や参照があります。 wordで最初に設定しておくと便利なものに、以下のような機能があります。
  • 文書レイアウト:文書全体の余白やサイズ、ヘッダー/フッターの位置など
⇒メニュー「レイアウト」>「ページ設定」の右下隅マークをクリックして設定
  • 見出し・スタイル:文書を構成する各種タイトルや本文の構造、書式
⇒メニュー「ホーム」>「スタイル」の右下隅マークをクリックして設定
  • アウトライン:見出しと連動させる番号などの振り方
⇒メニュー「ホーム」>「段落」内の「アウトライン」をクリックして出てくる「新しいアウトラインの定義」から設定
  • 図表番号:見出しと連動させる番号などの振り方
⇒メニュー「参照資料」>「図表」内の「図表番号の挿入」をクリックして設定
  • ヘッダー/フッター:見出しと連動させる表示の仕方
⇒メニュー「挿入」>「ヘッダーとフッター」内の各種メニューをクリックして挿入した後、「参照資料」>「相互参照」から連動させる詳細項目を設定
  • 目次:見出しと連動させる表示の仕方
⇒メニュー「参照資料」>「目次」内の「目次」をクリックして設定 それぞれ設定しておくと、スタイルを選んだだけで自動的に番号が振られたり、移動させても更新するだけで連動して番号やタイトルが変わってくれたりするため、作業効率が非常に良くなります。数ファイルを連動させていくことも可能です。 このとき、ひとつコツがあります。 設定などを細かく切り替えていきたいところは、セクションを分けておきましょう。
  • セクション区切り:ヘッダー/フッターや目次などを切り替えたい場所を特定
⇒メニュー「レイアウト」>「ページ設定」内の「区切り」をクリックして設定  

■上級テクニック(2)変更履歴やコメントの活用

長文の文書を作成していると、どうしても修正が何回か発生します。また、ビジネス文書では、管理上、どこがどう変わったのかを記録しておくこともよく求められます。 別のファイルに変更点を書き溜めていく方法もありますが、いちいち書き出しているとヌケモレも発生しますし、バージョン管理が大変になったりします。 このようなときは、校閲機能を活用しましょう。 校閲機能では、特に2つの機能をお勧めします。
  • 変更履歴の記録:いつ誰がどこを変更したかを管理する
⇒メニュー「校閲」>「変更履歴」内の「変更履歴の記録」をクリックすると記録の開始/解除ができる
  • コメントの挿入:いつ誰がどんな意見を出したか、修正の意図などのメモを記録する
⇒メニュー「校閲」>「コメント」内の「新しいコメント」をクリックして挿入 変更履歴やコメントは、表示/非表示を自由に切り替えられます。印刷したり誰かに見せたりするときは非表示にしておくとすっきりします。 突然、「あの修正はいつ誰が言ったんだ?」とか、「新旧対照表を急いで作れ」と言われても慌てず、さっと対応できます。

■wordの上級機能に強くなって、文書のエキスパートを目指そう

このように、wordは大量のページ数をさばくような文書管理の強い味方になります。 各メニューの詳細な操作方法の解説については、他の機会に譲りますが、まずは数ページ程度のレポートでいいので、いろいろなメニューを開けて設定してみて、テクニックを磨きましょう。 今すぐ使えるかんたんEx Word [決定版] プロ技セレクション [Word 2013/2010対応版] (今すぐ使えるかんたんEx) [ 鈴木光勇 ] 今すぐ使えるかんたんEx Word プロ技 BESTセレクション[Word 2016/2013/2010対応版]【電子書籍】[ 森野沙織 ] 今すぐ使えるかんたんEx Word [決定版] プロ技セレクション [Word 2013/2010対応版] はじめはとっつきにくいかもしれませんが、簡単なところから設定していくだけでも、一気に雰囲気が変わるのを体験できると思います。小さなゲームを組み立てているみたいに楽しみながら、wordを使いこなす文書管理のエキスパートになりましょう!  
仕事をする中でメモを取る機会も多いと思います。メモの取り方が下手だなと思っている方は、こちらの記事をご覧ください。 【メモを取るのが下手】劇的に上達するメモを取るコツとは?